Eeldame, et järgnevale lugejale ei pea selgitama, kas ja miks on planeerimine eesmärkide saavutamisel oluline. Kui eesmärk kirjeldab, kuhu soovitakse jõuda, siis tegevusplaan kirjeldab, kuidas sellesse punkti jõutakse. Näeme tihti, kuidas alustavad ettevõtjad oskavad kirjeldada eesmärke, kuhu nad soovivad jõuda, aga nende juures ei ole kontrollitavaid tegevusi. Näeme ka seda, kuidas jäetakse eesmärgid sõnastamata, kuid liigutakse oskuslikult ühelt tegevuselt teisele, teadmata kas liikumine toimub soovitud suunas. Tulemuste saavutamiseks tuleks formuleerida nii eesmärgid kui ka koostada nende põhjal tegevusplaan.

1. SMART eesmärgid ei ole tegevusplaan

Esimene kõige suurem viga, mida tegevusplaani koostamisel tehakse on see, et keskendutakse ideaalse stsenaariumi kirjeldamisele ja sammudele, mis viivad ettevõtte soovitud punkti:

• avame augustis;
• esimese aasta müügitulu 50 000 eurot;
• kolme aasta pärast töötab ettevõttes 10 inimest;
• viie aasta pärast avame teise üksuse.

Kõik mõõdetavad, ajalised ja konkreetsed eesmärgid, aga kolme või kuue kuu pärast ei ole neist enam teab mis palju abi – olukord (turg, ärikeskkond, konkurendid, võib-olla ka ärimudel ja eesmärgid) on muutunud. See ei tähenda, et eesmärke ei tuleks kirja panna, lihtsalt tasub meeles pidada, et eesmärgid ei võrdu tegevusplaaniga.

HEA TEADA! Mis on SMART eesmärgid?

Eesmärgid vastavad SMART kriteeriumitele, kui need on konkreetsed (Specific), mõõdetavad (Measurable), saavutatavad (Achievable), asjakohased (Relevant) ja tähtajalised (Timely).

2. Planeeri tegevusplaani tegevusi, mida saad kontrollida

Esiteks me ei saa müügitehingute arvu kontrollida. Me saame kontrollida, kui palju kirju me välja saadame, kui palju kõnesid teeme, mitu kliendikohtumist me nädalas või kuus kokku lepime, aga seda, kui palju selle töö tulemusena müüme, me eriti alustades ette teada ei saa.

Eesmärgistatud tehingute arv võib ka müüki pidurdada. Kui kuu eesmärk on müüa 10 ühikut ja see tähis õnnestub saavutada esimese kahe nädalaga, siis kas ülejäänud kaks nädalat tuleks jalg sirgeks lasta? Eesmärk on ju saavutatud. Kui tegevusplaani ütleb, et tee päevas 10 kõne, kirjuta 1 blogi või uuri 2 tundi tegevust reguleerivat seadusandlust, siis sellisel kujul tegevusplaan annab väga selge struktuuri, mida pead eesmärkide saavutamiseks (igapäevaselt) tegema.

Selleks, et emotsioonide ameerika mägesid vältida, keskendu tegevusplaanis tegevustele, mida saad kontrollida. Nii tulevad varem või hiljem ka tulemused.

3. Suppi söö üks lusikatäis korraga

Okei, selge – jaga suuremad eesmärgid väiksemateks ja seo väiksemad ära konkreetsete kontrollitavate tegevusetega. Kuidas seda siis ikkagi päriselt teha? Kasutame näitena toitlustusettevõtet.

Üks hea eesmärk alustavale ettevõtjale on saavutada tasuvuspunkt. Tulude prognoosimine on võrdlemisi tänamatu, küll aga võime euro täpsusega prognoosida, kui palju me peame tulu teenima, et tegevusega seotud kulud ära katta. Ütleme, et oskad tasuvuspunkti arvutada ja pead kuus teenima 3000 eurot tulu, et kulud katta. Teame, et ühe kliendi teenindamiselt teenime keskmiselt 3 eurot, mis tähendab, et meil on vaja teenindada 1000 klienti kuus. Tasuvuspunkti arvestuses on turunduskuluna arvestatud 300 eurot ja 1000 kliendi teenindamine moodustab 60% teenindusvõimsusest. Toitlustusettevõtet näitena kasutades:

Eesmärk: Tasuvuspunkti (3000€) saavutamine 3. tegevuskuu lõpuks

Tegevusplaan:

• Äriühingu registreerimine (tähtaeg, vastutaja)
  • Osakapitali sissemakse (tähtaeg, vastutaja)
  • Pangakontod (tähtaeg, vastutaja)
  • Raamatupidamisteenus (tähtaeg, vastutaja)
  • KMKR numbri taotlemine (tähtaeg, vastutaja)
• Ruumide ettevalmistustööd (tähtaeg, vastutaja)
  • Rendilepingu sõlmimine (tähtaeg, vastutaja)
  • Ruumide korrastamine ja remonttööd (tähtaeg, vastutaja)
    • Teenusena sisse ostetavad tööd (tähtaeg, vastutaja)
    • Ise tehtavad tööd (tähtaeg, vastutaja)
  • Sisseseade ja tehnika (tähtaeg, vastutaja)
    • Hankijatega kokkulepped (tähtaeg, vastutaja)
    • Paigaldus ja seadistamine (tähtaeg, vastutaja)
  • Tooraine
    • Lepinguid hankijatega (tähtaeg, vastutaja)
      • Sobivate hankijate leidmine ja kontakti loomine (tähtaeg, vastutaja)
    • Meeskond (tähtaeg, vastutaja)
      • Töötajate leidmine (tähtaeg, vastutaja)
        • Töölepingud (tähtaeg, vastutaja)
        • Koolitus (tähtaeg, vastutaja)
      • Töövahendid (tähtaeg, vastutaja)
        • Tööriided (tähtaeg, vastutaja)
        • Kindad (tähtaeg, vastutaja)
      • Turundusplaani koostamine (tähtaeg, vastutaja)
        • Avamisüritus (tähtaeg, vastutaja)
          • Strateegilised külalised ja kutsed
        • Klassikaline turundus (tähtaeg, vastutaja)
          • Ajalehe reklaam (tähtaeg, vastutaja)
          • Raadioreklaam (tähtaeg, vastutaja)
        • Online turundus (tähtaeg, vastutaja)
          • Veebileht (tähtaeg, vastutaja)
          • Sotsiaalmeedia kontod (tähtaeg, vastutaja)
          • Ümberkaudsete ettevõtete, äripindade rentnike teavitamine koos sooduspakkumisega (tähtaeg, vastutaja)
          • Avamiskuu kampaania (tähtaeg, vastutaja)
            • Flaierite kujundus ja trükk (tähtaeg, vastutaja)
            • Avamiskuu erimenüü (tähtaeg, vastutaja)

See, kui põhjalikuks tegevusplaaniga minna sõltub paljustki, kuid mida täpsem ja lühemale perioodile on kontrollitavate tegevuste nimekiri, seda tõenäolisemalt saavad need tegevused ka tehtud.

BOONUSED

Soovitame äritegevuse käivitamisel piirduda 30-90 päevase tegevusplaaniga. Seejuures oleks mõistlik iga kuu tegevusplaan üle vaadata ja muuta, sest tõenäoliselt oleme vahepeal targemaks saanud. Näiteks planeerisime ülal toodud näitel turunduse eelarveks 300 eurot ja lootsime selle abil jõuda piisava hulga inimesteni, et toitlustada 1000 inimest (50 inimest päevas). Kui näeme pärast esimest kuud, et teenindasime 500 inimest, siis on meil võimalik selle teadmise peal tegevusplaani muuta. Suurendada turunduse eelarvet, vähendada teenindusvõimsust (ja sellega ka kulusid), mõelda ümber tasuvuspunkti ajaline eesmärk kolmelt kuult näiteks kuuele kuule või teha mistahes teisi muudatusi. Kuu hiljem on meil taaskord rohkem infot, et näha, kas ja kuidas tehtud muudatused tulemusi mõjutasid. Seejuures on oluline aru saada, et mida lühem on ajaline periood ja mida rohkem teha tegevusplaanis muudatusi, seda ebamäärasemad on tulemused ja nendest tehtavad järeldused. Ka siin on oluline leida tasakaal.